Accordo sui ruoli privacy

1. A cosa serve questo accordo

1.1 Ospita e la Struttura trattano gli stessi dati dei candidati, ma per scopi diversi. Questo accordo stabilisce chi è responsabile di cosa, come chiede il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1.2 In sintesi:

2. Obblighi di Ospita come titolare autonomo

2.1 Ospita informa i candidati con la propria informativa privacy, gestisce le loro scelte di visibilità e risponde alle loro richieste sui dati che tratta per la piattaforma.

2.2 Ospita mostra i dati di contatto e il CV alla Struttura solo quando il candidato si candida o accetta un invito a candidarsi.

3. Obblighi della Struttura come titolare autonomo

3.1 La Struttura usa i dati dei candidati solo per selezionare personale per la propria attività e li tratta nel rispetto del GDPR e del D.Lgs. 196/2003.

3.2 La Struttura fornisce ai candidati con cui entra in contatto la propria informativa privacy. Può inserire il link alla propria informativa nel profilo della Struttura su Ospita, così che il candidato la veda prima di candidarsi.

3.3 La Struttura non chiede e non tratta dati che la legge vieta di raccogliere in fase di selezione, e tratta dati particolari, per esempio sulla salute o sull'appartenenza a categorie protette, solo nei casi ammessi.

3.4 La Struttura conserva i dati scaricati da Ospita solo per il tempo necessario alla selezione o, se il candidato viene assunto, per gestire il rapporto di lavoro.

3.5 La Struttura risponde da sola alle richieste dei candidati sui dati che tratta come titolare. Se riceve una richiesta che riguarda la piattaforma la inoltra a Ospita entro 5 giorni lavorativi, e Ospita fa lo stesso nel caso opposto.

4. Violazioni dei dati

4.1 Se una delle parti scopre una violazione dei dati che riguarda anche l'altra, la avvisa senza ritardo e comunque entro 48 ore, così che ognuna possa adempiere ai propri obblighi di notifica.

5. Durata

5.1 L'accordo vale per tutta la durata del contratto. Gli obblighi sulla riservatezza e sulla conservazione dei dati restano anche dopo la sua fine.

Allegato A. Trattamento dei dati per conto della Struttura (art. 28 GDPR)

A.1 Oggetto

A.1.1 Ospita tratta per conto della Struttura i dati che la Struttura inserisce negli strumenti di gestione delle candidature: note, valutazioni, preferiti, stato della candidatura, promemoria per i colloqui.

A.1.2 Categorie di interessati: candidati che si sono candidati agli annunci della Struttura o che la Struttura ha salvato.

A.1.3 Categorie di dati: dati identificativi e di contatto, dati del profilo professionale, note e valutazioni inserite dalla Struttura.

A.1.4 Durata: per tutta la durata del contratto. Alla chiusura dell'account Ospita cancella questi dati entro 30 giorni, dopo aver consentito alla Struttura di esportarli.

A.2 Istruzioni

A.2.1 Ospita tratta i dati solo per fornire gli strumenti di gestione e secondo le istruzioni della Struttura, che sono queste Condizioni e le impostazioni scelte nell'account. Se un'istruzione appare contraria alla legge, Ospita lo segnala alla Struttura.

A.2.2 Ospita non usa questi dati per scopi propri, per esempio per addestrare il sistema di punteggio o per profilare il candidato.

A.3 Riservatezza e sicurezza

A.3.1 Le persone autorizzate da Ospita a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza.

A.3.2 Ospita adotta misure di sicurezza adeguate, tra cui: cifratura dei dati in transito e a riposo, separazione dei dati tra strutture diverse, accessi personali con autenticazione forte per il personale, registro degli accessi, copie di sicurezza, verifica periodica delle misure.

A.4 Altri responsabili (sub-responsabili)

A.4.1 La Struttura autorizza Ospita a servirsi dei fornitori elencati qui sotto. Ospita comunica in anticipo per email eventuali nuovi fornitori. La Struttura può opporsi entro 15 giorni per motivi legati alla protezione dei dati e, se l'opposizione non si risolve, recedere senza penali.

A.4.2 Se un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, Ospita garantisce una delle tutele previste dal Capo V del GDPR, per esempio una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

A.5 Assistenza alla Struttura

A.5.1 Ospita aiuta la Struttura a rispondere alle richieste dei candidati, a gestire le violazioni dei dati e, se serve, a fare una valutazione d'impatto, nei limiti delle informazioni di cui dispone.

A.5.2 Ospita comunica alla Struttura ogni violazione che riguarda questi dati senza ritardo e comunque entro 48 ore dalla scoperta.

A.6 Verifiche

A.6.1 Ospita mette a disposizione della Struttura le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo allegato. La Struttura può chiedere una verifica con un preavviso di almeno 30 giorni, non più di una volta l'anno salvo violazioni, a proprie spese e con un incaricato vincolato alla riservatezza.

A.7 Fine del trattamento

A.7.1 Alla fine del contratto Ospita, su scelta della Struttura, restituisce i dati in formato leggibile o li cancella, salvo che la legge ne imponga la conservazione.